Spesso è difficile ignorare le distrazioni al lavoro. Sembrano sempre pronte a fermare quello che stiamo facendo. Prima o poi ci lasciamo vincere. E la nostra produttività cala.
In effetti, ho visto un video coinvolgente di Thomas Frank sull’argomento. Ha definito esattamente cosa ci distrae mentre lavoriamo da casa. È un argomento che lo smart working ha reso familiare a molte persone, del resto.
E se invece dovessimo andare sul posto di lavoro? Diverse tentazioni domestiche (e.g., i videogiochi) lì sono assenti. Ma ne restano comunque altre. Il nostro smartphone è sempre con noi, ad esempio. Inoltre, molte persone lavorano al PC, sempre connesse a Internet. E ci sono anche distrazioni non tecnologiche.
Così, ho deciso di approfondire l’argomento: cosa ci distrae al lavoro? Come mantenere alta l’attenzione? C’è il rischio di non trovare risposte adeguate. O meglio, come diceva uno dei miei professori universitari, di porci le domande sbagliate.
Distrazioni al Lavoro Oggi
Diamo per scontato che la tecnologia aumenti la produttività. Ed è così, per molti versi. Ma ogni medaglia ha due lati. Qui, in quello “nascosto”, ci sono le distrazioni. In effetti, il mondo di oggi offre molte opportunità in questo senso. Ogni volta che una notifica di una app cattura la nostra attenzione, mettiamo a dura prova le nostre capacità di concentrazione, ad esempio. Internet è la principale fonte di distrazione. Sembra che molti lavoratori si distraggano sul web. Secondo alcune ricerche, il tasso raggiunge l’89%. Queste persone trascorrono 30 minuti (o più) al giorno in attività online che non sono legate al lavoro. Ad esempio, sembra che più di 6 lavoratori su 10 (63%) utilizzino quotidianamente i computer aziendali per le transazioni personali.
Ci sono anche altre fonti di distrazione. Rumori, chiacchiere e pensieri possono farci svolgere compiti con minore attenzione. Le principali conseguenze sono cali di produttività e qualità del lavoro. Inoltre, ci sono rischi per la salute dei lavoratori. Le distrazioni digitali possono causare più di 1 incidente sul lavoro su 4, ad esempio.
In poche parole, le distrazioni ci danneggiano. Il motivo è semplice: ogni passaggio da un compito all’altro richiede risorse mentali. Ogni volta che riprendiamo il lavoro che avevamo interrotto per fare qualcos’altro (e.g., rispondere a un messaggio su WhatsApp), il nostro cervello consuma energia. Lo stesso accade se facciamo più di una cosa alla volta. In effetti, il multitasking efficiente è un mito per alcuni studiosi.
Come le Distrazioni al Lavoro Uccidono la Produttività
Le distrazioni al lavoro hanno effetti negativi. Esse rubano tempo ai compiti che dobbiamo svolgere. Per rispettare le scadenze, quindi, dobbiamo sbrigarci e concentrarci di più. Le conseguenze sono un aumento del carico cognitivo, della pressione temporale e dello stress. In queste condizioni non è facile mantenere standard di qualità elevati. Abbiamo energie limitate, dopotutto. Pertanto, il risultato è spesso un calo della produttività.
Insieme, questi dati rivelano perché molte aziende considerano la disattenzione un male assoluto. Sembra esserci una sola soluzione: bloccare le distrazioni. Possiamo gestire le pause in modo efficiente, ad esempio. Alcuni strumenti possono aiutarci a vincere questa sfida. Potremmo sfruttare applicazioni che disattivano (o riducono) le notifiche dei social media. Esse possono migliorare concentrazione, impegno e produttività.
Però, le app non hanno sempre gli effetti desiderati. La disattivazione delle notifiche ha, ad esempio, effetti ambivalenti. Aiuta le persone a essere meno distratte, certo. Ma c’è anche un lato negativo. Senza notifiche dai social network, le persone si sentono isolate e meno connesse. Senza distrazioni, i lavoratori più coscienziosi dimenticano quasi di fare delle pause. Così, queste persone lavorano per periodi più lunghi. Aumenta la produttività a breve termine. Però, aumenta anche il carico di lavoro e lo stress. E alla fine la produttività diminuirà. Sembra un paradosso, ma non lo è.
La Verità sulle Interruzioni
In effetti, le interruzioni non sono sempre improduttive. Le pause possono essere salutari, ad esempio. Camminare può ripristinare la nostra energia. Dialogare consente ai lavoratori di conoscersi meglio. Quindi, parlare può aumentare la coesione del personale. Un gruppo affiatato è spesso più produttivo, in fondo.
Alcuni lavoratori fanno anche un uso migliore dei social media. Ad esempio, possiamo ottenere informazioni professionali da LinkedIn.
Quindi, ci devono essere alcuni fattori chiave che dobbiamo trovare. Innanzitutto, possiamo distinguere tra distrazioni legate al lavoro (i.e., work-related distractions) e non (i.e., non work-related distractions). C’è un divario tra le chiamate dei fornitori e le e-mail degli amici, dopotutto. Allo stesso modo, ci sono interruzioni interne (i.e., internal interruptions), ovvero il risultato delle nostre scelte. Ma ne abbiamo anche di esterne (i.e., external interruptions). Esse ci costringono a interrompere i nostri compiti e a fare qualcos’altro.
Però, è probabile che le caratteristiche individuali facciano la differenza. Alcune persone usano le distrazioni in modo produttivo e altre no.
Sei Vulnerabile alle Distrazioni?
Alcuni lavoratori sembrano molto abili. In effetti, gestiscono bene le distrazioni. Queste persone controllano bene le conversazioni e le notifiche, ad esempio. Ma altre persone subiscono questi stimoli. Si distraggono anche quando non va bene. In poche parole, le persone variano nel loro livello di distraibilità. Due tratti determinano la tendenza a subire distrazioni.
La prima è la coscienziosità. In breve, influisce sulla nostra capacità di filtrare le distrazioni. Le persone coscienziose sembrano essere più vigili, per esempio.
In secondo luogo, l’impulsività di per sé ci rende più distratti. Questo tratto è la somma di diverse caratteristiche. L’urgenza (i.e., urgency) è la propensione ad agire sulla spinta di impulsi “più forti”. In secondo luogo, la mancanza di perseveranza (i.e., lack of perseverance) significa bassa tenacia. Le difficoltà di pianificazione (i.e., lack of premeditation) sono l’ultimo tassello. In breve, le persone impulsive mancano di costanza, autocontrollo e capacità di pianificazione. Esse sono inclini a distrazioni esterne. Quindi, un’app di blocco delle notifiche per loro è utile. Essa potrebbe consentire loro di rimanere concentrati e lavorare di più.
I dipendenti coscienziosi sono maggiormente in grado di autoregolarsi. Pertanto, tendono ad auto-interrompersi. Queste persone sanno usare le distrazioni come pause salutari. In effetti, è così che ricaricano le energie. Più sono acuti, maggiori sono le possibilità di concentrarsi. Senza interruzioni, le persone con questo profilo estendono le sessioni d’attività. Ciò aumenta la fatica. Alla fine, la produttività diminuirà.
In sintesi, le distrazioni al lavoro hanno pro e contro. Sbarazzarsene del tutto significa aumentare i risultati, almeno a breve termine. Ma – a lungo andare – aumenta anche lo stress. Quindi bisogna mescolare bene pause e fasi di lavoro.
Trasforma le Interruzioni in Opportunità: la Gestione delle Distrazioni al Lavoro
Affrontare le distrazioni sul posto di lavoro significa trasformare le interruzioni in opportunità. In particolare possiamo:
- Identificare le situazioni a rischio;
- Ottimizzare l’ambiente;
- Essere consapevoli delle conseguenze delle interruzioni;
- Pianificare le pause.
In primo luogo, è fondamentale riconoscere i casi a rischio. Le persone con un basso autocontrollo si distraggono facilmente, ad esempio. Esse possono trarre vantaggio dalla formazione per aumentare le capacità di time management. Inoltre, alcuni software ci aiutano a controllare il tempo che trascorriamo sul web. Ma le distrazioni possono avere altre cause (e.g., scarsa motivazione e l’affaticamento).
In secondo luogo, possiamo ottimizzare l’ambiente di lavoro. Gli strumenti fanno rumore, ad esempio. I colleghi che dialogano vicino alla nostra scrivania ci distraggono. Qui, i designer possono offrire preziosi spunti.
Terzo, dobbiamo essere consapevoli delle conseguenze delle interruzioni. Saltare un passaggio può compromettere qualità e sicurezza.
Infine, dovremmo pianificare le interruzioni. Invece di cancellare le distrazioni, possiamo gestirle. In effetti, l’attenzione oscilla durante il giorno. Concentrarsi è più difficile dopo pranzo, ad esempio. Perciò, è fisiologico un calo delle prestazioni in questa fase della giornata. Ma ci sono anche altri fattori da considerare (e.g., carico di lavoro, stati emotivi). Le mansioni influenzano il nostro stato emotivo. I compiti ripetitivi provocano noia, ad esempio. Invece, alcuni ruoli richiedono il multitasking. E l’alta produttività diventa un mito. Almeno, alcuni studiosi la pensano così.
Quindi, è importante fare delle pause brevi (i.e., tra 30 secondi e pochi minuti) al momento giusto. Queste micro-breaks migliorano la produttività.
Quasi dimenticavo! Ecco l’affascinante video di Thomas Frank sull’affrontare le distrazioni.
Conclusive Remarks
Meno interruzioni significano più attenzione. E le persone concentrate fanno lavori di alta qualità. Quindi, evitare le distrazioni migliora le prestazioni.
Ma più a lungo lavoriamo, più ci stanchiamo. Quindi, le interruzioni non sono il male assoluto. Le distrazioni possono offrire pause salutari, ad esempio. Inoltre, le persone possono chattare e soddisfare i bisogni sociali.
Brevi pause ricaricano le nostre energie. In particolare, le distrazioni non legate al lavoro sono un’arma preziosa. Esse possono aumentare la produttività. Inoltre, migliorano la coesione del gruppo. Ciò è vero fintanto che non trascuriamo altri fattori (e.g., tratti della personalità).
Dobbiamo gestire le distrazioni, però. Se aumentiamo la durata e la frequenza delle pause, i loro benefici svaniranno. In poche parole, la mancanza di controllo rende le distrazioni un ostacolo alla produttività.
Per Saperne di Più
Cohen, J., LaRue, C., & Cohen, H. H. (2017). Attention interrupted: Cognitive distraction & workplace safety. Professional Safety, 62(11), 28-34.
Dance, J. W. (2013). The Attractive Nuisance: A Model to Prevent Workplace Distractions. Journal of Multidisciplinary Research (1947-2900), 5(2).
Mark, G., Iqbal, S., & Czerwinski, M. (2017). How blocking distractions affects workplace focus and productivity. In Proceedings of the 2017 ACM International Joint Conference on Pervasive and Ubiquitous Computing and Proceedings of the 2017 ACM International Symposium on Wearable Computers (pp. 928-934). https://doi.org/10.1145/3123024.3124558
Mark, G., Czerwinski, M., & Iqbal, S. T. (2018). Effects of individual differences in blocking workplace distractions. In Proceedings of the 2018 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 1-12). https://doi.org/10.1145/3173574.3173666
